Quais documentos o contador realmente precisa de você?

O que o contador precisa

Para cada bem — cada imóvel alugado, conta em corretora, negócio ou empréstimo —, prepare:

• Receitas: aluguéis, dividendos, juros, distribuições, valores de venda.
• Despesas: por categoria — reparos, seguro, impostos sobre o imóvel, administração, taxas.
• Juros pagos em cada empréstimo, separados da amortização do principal.
• Operações: o que você vendeu, quando, o custo de aquisição e o ganho ou a perda.
• Documentos oficiais: nos EUA, W-2, 1099-INT, 1099-DIV, 1099-B, o Form 1098 com os juros do financiamento e os K-1 de sociedades.
• Comprovantes por trás dos números: escrituras e documentos de compra, notas fiscais de reformas, contratos de aluguel.

A regra prática: todo número precisa ter um bem, uma categoria, um período e um documento.

Organize por bem, não por mês

Extratos bancários são organizados por data. Declarações de imposto são organizadas por origem. Nos EUA, um imóvel alugado vai no Schedule E (Form 1040), cada imóvel separadamente; as vendas de investimentos vão no Form 8949 e no Schedule D; salários e juros ficam em outros lugares. Se você entrega doze meses de extratos, o contador precisa reconstruir essa estrutura — e você paga pelas horas.

Agrupe cada transação primeiro pelo bem a que ela pertence e, depois, pela categoria fiscal. Marque com clareza os gastos pessoais, para que não se misturem com despesas dedutíveis.

Exemplo prático: um imóvel alugado

Uma casa alugada nos EUA durante um ano inteiro:

O imóvel apresenta prejuízo fiscal, embora tenha colocado cerca de US$ 7.500 no bolso do proprietário antes da amortização do principal — porque a depreciação é uma dedução, não um pagamento. Se esse prejuízo pode ser usado neste ano depende das regras americanas para atividades passivas; essa é uma pergunta para o seu contador.

O que não é despesa

Três itens causam a maior parte da confusão:

1. A amortização do principal não é dedutível. Ela reduz a dívida, não a sua renda. Só os juros são.
2. Benfeitorias — um telhado novo, uma cozinha — não são reparos. Elas são somadas ao custo do imóvel e depreciadas ao longo do tempo.
3. Gastos pessoais pagos pela mesma conta ficam de fora, mesmo que tenham passado pelo cartão do imóvel.

Registros não são uma declaração de imposto. São o que torna a declaração rápida e defensável.

Por quanto tempo guardar os registros

Nos EUA, o IRS vincula a guarda de registros ao prazo de prescrição — o tempo durante o qual ele pode cobrar mais imposto ou você pode retificar a declaração:

Guarde para sempre cópias das próprias declarações entregues. São elas que você compara com a do ano seguinte e que os bancos costumam pedir.

Quando se preparar

Não espere a época da declaração. Feche cada mês ou trimestre: classifique as transações, anexe os comprovantes, anote o que foi cada item fora do comum. No fim do ano, só faltará reunir os documentos oficiais — nos EUA, a maioria chega até meados de fevereiro.

Como fazer no AOS

Erros comuns

1. Mandar extratos bancários brutos. Organize antes por bem e por categoria.
2. Deduzir a amortização do principal. Só os juros do empréstimo são despesa.
3. Chamar benfeitorias de reparos. Elas são depreciadas, não deduzidas de uma vez.
4. Misturar gastos pessoais e de investimento. Use contas separadas sempre que puder.
5. Jogar fora os comprovantes de compra. Você precisa deles até vender — e por anos depois disso.