Tu contador necesita un registro completo y ordenado del año: ingresos y gastos de cada activo (cada inmueble en renta, cuenta de inversión y negocio), los intereses pagados, el capital amortizado, las ganancias y pérdidas realizadas y los formularios oficiales (en EE. UU., W-2, 1099 y 1098). Agrupa todo por activo y por categoría fiscal, separa los gastos personales e incluye el comprobante de cada número. Guarda los registros al menos tres años después de declarar, y más en el caso de inmuebles y ciertas pérdidas.
Lo que necesita tu contador
Para cada activo (cada inmueble en renta, cuenta de inversión, negocio o préstamo), prepara:
- Ingresos: rentas, dividendos, intereses, distribuciones, lo cobrado por ventas.
- Gastos: por categoría: reparaciones, seguros, predial, administración, comisiones.
- Intereses pagados de cada préstamo, por separado del capital amortizado.
- Operaciones: qué vendiste, cuándo, el costo fiscal y la ganancia o pérdida.
- Formularios oficiales: en EE. UU., W-2, 1099-INT, 1099-DIV, 1099-B, el Form 1098 de intereses hipotecarios y los K-1 de sociedades.
- Los documentos detrás de los números: escrituras y liquidaciones de cierre, facturas de mejoras, contratos de arrendamiento.
La regla práctica: cada número debe tener un activo, una categoría, un periodo y un comprobante.
Ordena por activo, no por mes
Los estados de cuenta están ordenados por fecha. Las declaraciones están ordenadas por fuente de ingreso. En EE. UU., un inmueble en renta va en el Schedule E (Form 1040), cada propiedad por separado; las ventas de inversiones van en el Form 8949 y el Schedule D; los sueldos y los intereses van en otra parte. Si entregas doce meses de estados de cuenta, tu contador tiene que reconstruir esa estructura, y tú pagas esas horas.
Agrupa cada movimiento primero por activo y luego por categoría fiscal. Marca con claridad los gastos personales para que no se mezclen con los gastos deducibles.
Un ejemplo: un inmueble en renta
Una casa unifamiliar en renta en EE. UU. durante un año completo, en dólares:
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Rentas cobradas | $26,400 |
| Intereses hipotecarios (Form 1098) | −$9,800 |
| Impuesto predial | −$3,600 |
| Seguro | −$1,500 |
| Reparaciones | −$1,900 |
| Administración (8%) | −$2,112 |
| Depreciación (construcción de $300,000 ÷ 27.5 años) | −$10,909 |
| Resultado fiscal neto | −$3,421 |
El inmueble muestra una pérdida fiscal aunque dejó unos $7,500 de efectivo en el bolsillo del dueño antes del pago a capital, porque la depreciación es una deducción, no un pago. Si esa pérdida se puede usar este año depende de las reglas estadounidenses de actividades pasivas; eso es una pregunta para tu contador.
Lo que no es un gasto
Tres conceptos causan casi toda la confusión:
- El capital amortizado no es deducible. Reduce el préstamo, no tu ingreso. Solo los intereses lo son.
- Las mejoras (un techo nuevo, una cocina) no son reparaciones. Se suman al costo del inmueble y se deprecian con el tiempo.
- Los gastos personales pagados desde la misma cuenta se quedan fuera, aunque hayan pasado por la tarjeta del inmueble.
Los registros no son una declaración. Son lo que hace que la declaración sea rápida y defendible.
Cuánto tiempo guardar los registros
En EE. UU., el IRS liga la conservación de registros al plazo de prescripción: el tiempo durante el cual puede determinar más impuesto o tú puedes presentar una declaración complementaria.
| Situación | Guardar durante |
|---|---|
| La mayoría de las declaraciones | 3 años después de presentarla |
| Ingresos no declarados de más del 25% del ingreso bruto | 6 años |
| Pérdida por valores sin valor o deducción por deuda incobrable | 7 años |
| Inmuebles e inversiones | Hasta que prescriba el año en que los vendes |
| No se presentó declaración, o se presentó una fraudulenta | Indefinidamente |
Guarda para siempre las copias de las declaraciones presentadas. Son tu punto de comparación del año siguiente y lo que los bancos suelen pedir.
Cuándo prepararlos
No esperes a abril. Cierra cada mes o cada trimestre: clasifica los movimientos, adjunta los comprobantes y anota qué fue cada concepto inusual. Al cierre del año solo quedarán por reunir los formularios oficiales; en EE. UU., la mayoría llega a mediados de febrero.
Cómo hacerlo en AOS
Errores comunes
- Mandar estados de cuenta sin procesar. Ordena primero por activo y por categoría.
- Deducir el capital. Solo los intereses del préstamo son un gasto.
- Llamar reparaciones a las mejoras. Se deprecian, no se deducen de golpe.
- Mezclar gastos personales y de inversión. Usa cuentas separadas siempre que puedas.
- Tirar los comprobantes de compra. Los necesitas hasta que vendes, y durante años después.
Preguntas frecuentes
¿Necesito comprobantes si tengo estados de cuenta?
Un estado de cuenta muestra que el dinero se movió; un recibo o una factura muestra para qué fue. Para los gastos grandes y todo lo relacionado con inmuebles, guarda ambos.
¿Y las criptomonedas?
Trátalas como cualquier otra inversión: cada venta o intercambio es un hecho gravable, con un costo fiscal y una ganancia o pérdida. Guarda el historial de operaciones de cada exchange y cada wallet.
¿Puedo guardar los registros en formato digital?
Sí. El IRS acepta registros electrónicos si son exactos, completos y legibles. Respáldalos en más de un lugar.
¿Y si encuentro un error después de declarar?
Tu contador puede presentar una declaración complementaria, en EE. UU. por lo general dentro de los tres años siguientes. Con registros ordenados, es rápido.
¿Esto es asesoría fiscal?
No. Esta guía explica qué preparar. Cómo se aplican las reglas fiscales a tu caso es una pregunta para un profesional fiscal calificado.
Fuentes
- IRS: ¿Cuánto tiempo debo guardar mis registros?
- IRS, Publicación 527: inmuebles residenciales en renta
- Expansión: declaración anual 2025 ante el SAT, plazos, quiénes deben presentarla y deducciones (23 de marzo de 2026)
- Cámara de Diputados: Ley del Impuesto sobre la Renta, arts. 113-E, 114 a 118, 129, 134 y 150 (texto vigente, consultado en octubre de 2026)
- Praxium Consultores: RESICO y arrendamiento de inmuebles (2026)
- Expansión: ganancias en la bolsa de valores, así se calcula el ISR (9 de marzo de 2026)
- mLey: Código Fiscal de la Federación, artículo 30, conservación de la contabilidad (consultado en octubre de 2026)
- SDV Compendio: Código Fiscal de la Federación, artículo 67, caducidad de las facultades de las autoridades fiscales (consultado en octubre de 2026)
Este artículo es solo informativo y no constituye asesoría de inversión, fiscal ni legal. Las cifras se presentan con su fuente y fecha.
