Welche Unterlagen braucht mein Steuerberater wirklich?

Was Ihr Steuerberater braucht

Bereiten Sie für jedes Objekt – jede vermietete Immobilie, jedes Depot, jedes Unternehmen und jeden Kredit – Folgendes vor:

• Einnahmen: Mieten, Dividenden, Zinsen, Ausschüttungen, Verkaufserlöse.
• Ausgaben: nach Kategorie – Reparaturen, Versicherungen, Grundsteuer, Verwaltung, Gebühren.
• Gezahlte Zinsen für jeden Kredit, getrennt von der geleisteten Tilgung.
• Trades: was Sie wann verkauft haben, die Anschaffungskosten und der Gewinn oder Verlust.
• Amtliche Bescheinigungen: in den USA etwa W-2, 1099-INT, 1099-DIV, 1099-B, Form 1098 für Hypothekenzinsen und K-1 von Personengesellschaften.
• Belege hinter den Zahlen: Kaufabrechnungen, Rechnungen für Modernisierungen, Mietverträge.

Die Faustregel: Jede Zahl braucht ein Objekt, eine Kategorie, einen Zeitraum und einen Beleg.

Nach Objekt ordnen, nicht nach Monat

Kontoauszüge sind nach Datum sortiert. Steuererklärungen sind nach Einkunftsquelle aufgebaut. In den USA gehört eine vermietete Immobilie in Schedule E (Form 1040), jede Immobilie gesondert; Verkäufe von Geldanlagen gehören in Form 8949 und Schedule D; Löhne und Zinsen an andere Stellen. Wenn Sie zwölf Monate Kontoauszüge abgeben, muss Ihr Steuerberater diese Struktur erst nachbauen – und Sie bezahlen die Stunden.

Ordnen Sie jede Buchung zuerst ihrem Objekt zu, dann der steuerlichen Kategorie. Markieren Sie private Ausgaben deutlich, damit sie sich nicht mit absetzbaren Kosten vermischen.

Ein Rechenbeispiel: eine vermietete Immobilie

Ein vermietetes Einfamilienhaus in den USA über ein volles Jahr:

Die Immobilie weist einen steuerlichen Verlust aus, obwohl sie dem Eigentümer vor Tilgung rund 7.500 US-Dollar in die Tasche gespielt hat – denn die Abschreibung ist ein Abzugsposten, keine Zahlung. Ob sich dieser Verlust schon in diesem Jahr nutzen lässt, hängt in den USA von den Regeln für passive Einkünfte ab; das ist eine Frage für Ihren Steuerberater.

Was keine Ausgabe ist

Drei Posten sorgen für die meiste Verwirrung:

1. Die Tilgung ist nicht absetzbar. Sie verringert den Kredit, nicht Ihr Einkommen. Absetzbar sind nur die Zinsen.
2. Modernisierungen – ein neues Dach, eine neue Küche – sind keine Reparaturen. Sie erhöhen die Anschaffungskosten der Immobilie und werden über die Jahre abgeschrieben.
3. Private Ausgaben vom selben Konto bleiben draußen, auch wenn sie über die Karte der Immobilie liefen.

Unterlagen sind keine Steuererklärung. Sie sorgen dafür, dass die Erklärung schnell steht und einer Prüfung standhält.

Wie lange Sie Unterlagen aufbewahren

Die US-Steuerbehörde IRS knüpft die Aufbewahrung an die Verjährungsfrist – also an den Zeitraum, in dem sie Steuern nachfordern oder Sie Ihre Erklärung berichtigen können:

Kopien der abgegebenen Erklärungen selbst sollten Sie dauerhaft behalten. Mit ihnen vergleichen Sie im nächsten Jahr, und Banken fragen oft danach.

Wann Sie vorbereiten sollten

Warten Sie nicht bis zur Abgabefrist. Schließen Sie jeden Monat oder jedes Quartal ab: Buchungen kategorisieren, Belege anhängen, ungewöhnliche Posten kurz erklären. Zum Jahresende fehlen dann nur noch die amtlichen Bescheinigungen – in den USA treffen die meisten bis Mitte Februar ein.

So geht es in AOS

Häufige Fehler

1. Rohe Kontoauszüge abgeben. Ordnen Sie vorher nach Objekt und Kategorie.
2. Die Tilgung absetzen. Nur die Kreditzinsen sind eine Ausgabe.
3. Modernisierungen als Reparaturen verbuchen. Sie werden abgeschrieben, nicht sofort abgezogen.
4. Private und Anlageausgaben vermischen. Nutzen Sie, wo es geht, getrennte Konten.
5. Kaufunterlagen wegwerfen. Sie brauchen sie bis zum Verkauf – und noch Jahre danach.